Uitgesteld betalen & verschoven boekingsperiode: Hoe zorg je voor correcte betalingen en boekhoudingen?

Als ondernemer wil je dat je boekhouding altijd klopt en je betalingen tijdig en correct worden verwerkt. Maar wat gebeurt er wanneer er na 22.00 uur nog transacties plaatsvinden? Misschien heb je het zelf al gemerkt: er kunnen onverwachte verschillen ontstaan tussen je bonuitdraai en de daadwerkelijke uitbetalingen. Dit komt vaak doordat er geen verschoven boekingsperiode is ingesteld in je contract. Wat houdt dit precies in en hoe kan het je helpen om je boekhouding te verbeteren? In deze blog leggen we het uit.

Wat is een verschoven boekingsperiode?
Wanneer je kiest voor een verschoven boekingsperiode, worden de transacties die na een bepaalde tijd plaatsvinden, zoals na 22.00 uur, uitbetaald volgens je daadwerkelijke werkdagafsluiting. Dit betekent dat de uitbetaling en de boekingen in je systeem synchroon lopen, wat fouten en verwarringen voorkomt. In tegenstelling tot standaard boekingsperiodes, waarbij betalingen de eerstvolgende werkdag worden gedaan (en dus een dag later kunnen zijn), zorgt een verschoven boekingsperiode ervoor dat betalingen op de dag zelf plaatsvinden, zodra je "dagafsluiting" is bereikt.

Waarom komt het verschil tussen boekhouding en betaling?
Veel ondernemers ervaren een mismatch tussen de bon-uitdraai (de transacties die je ziet op de pinuitdraai) en de daadwerkelijke uitbetalingen op je rekening. Dit komt doordat veel betaalproviders standaard geen rekening houden met verschoven boekingsperiodes. Wanneer er bijvoorbeeld na 22:00 uur nog betalingen plaatsvinden, worden deze transacties pas de werkdag erna uitbetaald. Dit kan verwarrend zijn voor je boekhouding, omdat de betaling van de transacties die je na 22.00 uur hebt ontvangen, pas later op je rekening verschijnt.

Voorbeeld zonder verschoven boekingsperiode
Laten we een voorbeeld nemen van een situatie zonder verschoven boekingsperiode:

Maandag: Transacties worden tussen 11:00 en 23:00 uur uitgevoerd in je onderneming.
Dinsdag: De uitbetaling voor alle transacties die tot 22:00 uur op maandag zijn gedaan, wordt uitgevoerd.
Woensdag: De uitbetaling voor de transacties die na 22:00 uur op maandag zijn gedaan, wordt uitgevoerd.

In dit geval zul je merken dat de bon-uitdraai van maandag niet overeenkomt met de uitbetalingen die je ontvangt. De betalingen van maandag na 22:00 uur komen pas de volgende werkdag, dus woensdag, binnen. Dit verschil kan verwarrend zijn voor de boekhouding en zorgt vaak voor fouten bij het afstemmen van je financiële gegevens.

Voorbeeld met verschoven boekingsperiode
Stel je nu voor dat je een verschoven boekingsperiode hebt ingesteld:

Maandag: Transacties vinden plaats tussen 11:00 en 23:00 uur.
Woensdag: De volledige uitbetaling voor maandag wordt verwerkt, inclusief de betalingen na 22:00 uur.

In dit scenario komen de betalingen en de bon-uitdraai precies overeen. Je hoeft je geen zorgen te maken over mismatches in je boekhouding, omdat alles wordt verwerkt volgens jouw werkdagafsluiting. De betaling van maandag wordt dus allemaal op woensdag verwerkt, en je hebt geen verschillen in je administratie.

Uitzonderingen bij uitbetalingen
Er zijn wel enkele uitzonderingen die je in gedachten moet houden bij uitbetalingen. Uitbetalingen vinden alleen plaats op werkdagen. Dit betekent dat als een betaling op een weekenddag of feestdag valt, de uitbetaling automatisch wordt doorgeschoven naar de eerstvolgende werkdag. Dit kan een extra vertraging veroorzaken in het proces, maar gelukkig is het goed te plannen wanneer je weet dat er geen uitbetalingen plaatsvinden op deze dagen.

Waarom kiezen voor verschoven boekingsperiodes?
Het kiezen voor een verschoven boekingsperiode biedt verschillende voordelen:

Nauwkeurigheid in je boekhouding: Omdat betalingen en bon-uitdraaien synchroon lopen, is er minder kans op fouten bij je boekhouding.
Geen verwarring meer bij betalingen na 22.00 uur: Je hoeft je geen zorgen te maken over de discrepantie tussen de tijd van de transactie en de tijd van de betaling.
Betere controle over je cashflow: Met een verschoven boekingsperiode kun je beter plannen en je uitbetalingen precies matchen met de gegevens in je administratie.

Hoe stel je verschoven boekingsperiodes in?
Als je merkt dat je boekingen vaak niet overeenkomen met je uitbetalingen, is het misschien tijd om je contract te herzien en de optie voor verschoven boekingsperiodes aan te vragen. Dit kan eenvoudig worden geregeld via je betaalprovider of via je accountbeheerder. Het is goed om dit in overleg te doen zodat je boekhouding altijd correct blijft.

Conclusie
Met een verschoven boekingsperiode zorg je ervoor dat je boekhouding altijd klopt met je uitbetalingen, zelfs wanneer er transacties plaatsvinden na de gebruikelijke werkdagafsluiting van 22:00 uur. Dit voorkomt onduidelijkheden en maakt je financiële administratie een stuk eenvoudiger en nauwkeuriger. Als je nog geen verschoven boekingsperiodes hebt ingesteld, kan het een slimme zet zijn om deze optie in overweging te nemen voor een vlotte en foutloze verwerking van je betalingen.

Heb jij al ervaring met verschoven boekingsperiodes? Of merk je juist verschil in je boekhouding? Laat het ons weten!